Écrire aux professionnels, n’est pas quelque chose d’anodin.

Dans le cadre d’une demande d’échange pour un titre problématique, nous sommes souvent obligés d’écrire aux professionnels de l’édition. Le plus souvent le premier contact et la suite se passent par courrier électronique et dans une moindre mesure le contact doit être initié de manière papier (manuscrite ou informatisée).

Le fait que cela se passe majoritairement par courrier électronique fait que certains en oublient les choses les plus élémentaires!

Commençons par le cas le plus fréquent: le courrier électronique

La mise en forme

Introduisez toujours votre courrier électronique par une formule de politesse, il n’y en qu’une, « Madame, Monsieur, bonjour », on ne sait pas qui est notre interlocuteur.
Poursuivez avec une description du problème rencontré, et là, ne soyez pas avare de détails, mettez toutes les chances de votre coté, c’est à dire qu’il vous faut donner les références exactes du titres (titre, code barre etc.) puis la description complète des symptômes, la/les référence(s) du/des matériel(s) employés pour tester votre titre, et si vous avez réalisé par exemple un test informatique à l’aide d’un drive (lecteur)  et du logiciel VSO Inspector, joindre la copie d’écran du test ; n’hésitez pas à agrandir la fenêtre VSO de manière a voir toutes les informations du blu-ray (l’horodatage du titre, le nom du disque etc.)

Pour clôturer votre courrier demandez si un échange est possible tout en disant que vous tenez à disposition de l’éditeur votre titre pour examen, et que vous êtes donc tout à fait enclin à l’envoyer .

On terminera par une formule de politesse, des plus basiques (mais inévitable selon nous), du type: « dans l’attente d’une réponse de votre part recevez mes cordiales salutations » et signez de votre nom.

N’oubliez pas de remplir l’objet (un email sans objet pourrait passer à la trappe) du courrier électronique : Problèmes avec ‘tel’ titre ou alors blu-ray « y » problèmes.

L’Après courrier électronique

L’immédiateté du courrier électronique fait qu’on a tendance à être plus pressé on perd un peu la notions du temps mais en réalité elle ne concerne que l’envoi, ne soyez pas pressé d’obtenir une réponse , les professionnels de l’édition ne sont pas « à notre service immédiat », les services destinataires doivent recevoir beaucoup de courriers électroniques à traiter, trier etc. Les personnes qui répondent différentes. Ne soyez pas pressé (surtout si c’est en période de vacances) et attendez une bonne semaine avant de vous autoriser une relance, ne soyez pas insistant.

Si vous avez obtenu une réponse sans relance (la majorité des cas) quelque soit celle-ci remerciez toujours l’éditeur pour l’amabilité de sa réponse et conformez-vous à ce qu’il vous demande, si on vous demande quelque chose… Vous pourriez avoir besoin de le contacter à nouveau dans le futur.

TOUT CELA EST UNE QUESTION DE BON SENS, RIEN DE NOUVEAU!

Dans le cas d’un courrier papier? 

Cela est valable pour l’initiation du contact ou l’envoi du titre défectueux chez l’éditeur.

Il faut respecter une certaine mise en forme valable pour tous les courriers « professionnels » ce qui démontre votre sérieux.

Vous devez faire figurer vos coordonnées en haut à gauche de la page. Les coordonnées de votre destinataires en dessous  (pas sur la même ligne que vos coordonnées) à droite

Ensuite, quelques lignes en dessous, « l’objet de votre courrier » (pareil que l’email) et à nouveau en dessous les éventuelles pièces jointes (par exemple le titre blu-ray que vous pourriez joindre à votre envoi, copie d’écran VSO en page secondaire etc…)

Deux lignes en dessous, le lieu et la date de rédaction alignés à droite.

Puis un peu plus bas, aligné à à gauche ou centré « Monsieur, Madame, » puis suivre la ligne suivant avec votre texte. Le corps est identique à ce qui est expliqué pour le courrier électronique,  n’hésitez pas a aérer votre texte avec un interligne de 1.5.

Signez en bas de page.

Conseil: Si votre courrier n’est pas manuscrit, la mise en forme de votre courrier doit être réalisée avec la touche « tabulation », les fonctions alignement droite, gauche centrage et justification de votre traitement de texte et non à l’aide de la barre d’espace du clavier!

Exemple:

S’il s’agit d’un courrier retour (le cas le plus fréquent) où l’éditeur vous demander d’envoyer votre disque, n’hésitez pas à introduire votre courrier par une formule du genre « Conformément à votre courrier électronique de telle date »…. Reprenez les éléments explicatifs de votre premier email (« ainsi, comme expliqué dans mon email le disque fait ci ou cela…). Une fois votre courrier envoyé n’hésitez pas à prévenir par email votre destinataire que vous avez envoyé votre titre, et si vous l’avez fait en courrier suivi, donnez lui le numéro (c’est une preuve de bonne foi là encore), souhaitez lui une bonne réception.

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